Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung

Wenn Ihr Betrieb Hallo Marco nutzt, sind Sie für die Daten Ihrer Anrufer und Kunden verantwortlich und müssen sie informieren (Art. 13 DSGVO). Den folgenden Text können Sie in Ihre Datenschutzerklärung übernehmen. Fassung 1.2, Stand 27. Oktober 2026.

So verwenden Sie ihn:

Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und löschen Sie die Absätze zu Kanälen, die Sie nicht nutzen.
Prüfen Sie die Rechtsgrundlagen für Ihren Betrieb. Praxen und Kanzleien klären die Formulierung am besten mit ihrem Datenschutzbeauftragten oder ihrer Kammer ab.
Der Text ist eine Vorlage und keine Rechtsberatung. Er ersetzt nicht die Prüfung Ihrer eigenen Datenschutzerklärung.
Am Telefon informiert Marco Anrufer nicht über alle Einzelheiten. Halten Sie den Text deshalb auf Ihrer Website bereit und nennen Sie die Adresse auf Nachfrage.

KI-Assistent für Telefon, Nachrichten und Website-Chat

Wir nutzen den KI-Assistenten Hallo Marco der Bavarian Valley UG (haftungsbeschränkt), Passauer Str. 21, 81369 München. Er nimmt in unserem Namen Anrufe an [und beantwortet Nachrichten über WhatsApp, E-Mail und den Chat auf unserer Website]. Zu Beginn jedes Gesprächs teilt er mit, dass Sie mit einem KI-Assistenten sprechen oder schreiben. Bavarian Valley verarbeitet die Daten in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Verantwortlich bleiben wir.

Welche Daten: Ihre Rufnummer oder Absenderadresse, Datum, Uhrzeit und Dauer des Gesprächs, der Inhalt des Gesprächs als Text, eine Zusammenfassung Ihres Anliegens und die Angaben, die Sie uns mitteilen, etwa Name, Kontaktdaten und Terminwunsch.

Wofür: Um Ihre Fragen zu beantworten, Ihr Anliegen aufzunehmen, Termine zu vereinbaren und Sie zurückzurufen. Der Assistent trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Sie; über Ihr Anliegen entscheiden Menschen in unserem Betrieb.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihr Anliegen einen Vertrag oder dessen Anbahnung betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, für Sie erreichbar zu sein und Anfragen schnell zu bearbeiten. [Für Praxen: Teilen Sie uns Gesundheitsdaten mit, verarbeiten wir sie nach Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG, soweit dies für Ihre Behandlung erforderlich ist.]

Wie es technisch läuft: Gespräche werden von einem Telefonie-Anbieter mit EU-Region angenommen. Spracherkennung und Sprachausgabe und das KI-Sprachmodell, das Ihr Anliegen versteht und antwortet, laufen bei Anbietern, die Daten auch in den USA verarbeiten. Die Suche in unserem Wissen läuft in Deutschland. Gespeichert werden Gesprächsverläufe und Zusammenfassungen in Deutschland. Die eingesetzten Anbieter nennt Bavarian Valley unter hallomarco.de/avv (Anlage 2). Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Speicherdauer: Gespräche, Zusammenfassungen [und Aufzeichnungen] löschen wir nach [30 / 90 / 365] Tagen, soweit wir sie nicht länger brauchen, etwa weil daraus ein Auftrag [oder eine Behandlung] entsteht, oder gesetzlich aufbewahren müssen. Ihre Kontaktangaben, etwa Name und Rufnummer, bleiben gespeichert, damit wir Sie bei einer weiteren Anfrage erkennen, bis wir sie löschen oder Sie die Löschung verlangen.

[Aufzeichnung: Gespräche werden aufgezeichnet, damit wir Ihr Anliegen genau nachvollziehen können. Vor Beginn der Aufzeichnung werden Sie darauf hingewiesen. Wenn Sie nicht möchten, dass das Gespräch aufgezeichnet wird, beenden Sie es bitte und schreiben Sie uns stattdessen an [E-Mail-Adresse]. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Aufzeichnungen löschen wir mit dem Gespräch.]

[Website-Chat: Der Chat auf unserer Website lädt erst, wenn Sie ihn öffnen. Er setzt keine Cookies. Damit das Gespräch beim Wechsel zwischen unseren Seiten erhalten bleibt, wird nur eine Gesprächskennung im Speicher Ihres Browser-Tabs abgelegt und beim Schließen des Tabs gelöscht (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Zum Schutz vor Missbrauch wird Ihre IP-Adresse kurzzeitig für Anfragebegrenzungen verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).]

[WhatsApp: Schreiben Sie uns über WhatsApp, verarbeitet zusätzlich WhatsApp Ireland Limited (Meta) Ihre Nachrichten in unserem Auftrag, auch außerhalb der EU. Für die Nutzung von WhatsApp selbst gelten zudem die Bedingungen und die Datenschutzerklärung von WhatsApp, denen Sie als WhatsApp-Nutzer zugestimmt haben. Wenn Sie das nicht möchten, rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail. Erinnerungen per WhatsApp senden wir nur, wenn Sie zugestimmt haben.]

[E-Mail: E-Mails an [E-Mail-Adresse] werden vom Assistenten gelesen, der eine Antwort vorbereitet. [Ein Mitarbeiter prüft die Antwort, bevor sie gesendet wird.]]

[Termine: Vereinbaren Sie einen Termin, trägt der Assistent ihn in unseren Kalender bei [Google / Microsoft] ein. Eine Bestätigung erhalten Sie per E-Mail [oder SMS].]

Ihre Rechte: Sie haben die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen sowie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Wenden Sie sich dafür an uns: [Kontakt Ihres Betriebs].