Hallo Marco Hallo Marco

Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zwischen dem Kunden als Verantwortlichem („Auftraggeber“) und der Bavarian Valley UG (haftungsbeschränkt), Passauer Str. 21, 81369 München („Auftragsverarbeiter“, „wir“). Fassung 1.2, Stand 27. Oktober 2026.

Dieser Vertrag wird Teil des Vertrags über Hallo Marco („Hauptvertrag“), wenn der Auftraggeber ihm bei der Registrierung oder bei der Annahme einer Einladung zustimmt. Wir speichern Zeitpunkt, Person und Fassung der Zustimmung. Anlage 1 beschreibt die technischen und organisatorischen Maßnahmen, Anlage 2 die Unterauftragsverarbeiter.

1. Gegenstand und Dauer

  1. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers, um ihm den Dienst Hallo Marco nach dem Hauptvertrag bereitzustellen.
  2. Der Vertrag gilt, solange der Hauptvertrag läuft, und darüber hinaus, bis wir alle Daten des Auftraggebers nach Ziffer 10 gelöscht oder zurückgegeben haben.

2. Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung

  1. Art der Verarbeitung: Annehmen und Führen von Telefongesprächen und Nachrichten-Gesprächen (WhatsApp, E-Mail, Website-Chat) durch einen KI-Assistenten; Umwandeln von Sprache in Text und von Text in Sprache; Verarbeiten der Inhalte durch ein KI-Sprachmodell; Suchen im Wissen des Auftraggebers; Speichern von Gesprächsverläufen, Zusammenfassungen, Anliegen, Kontakten, Terminen, Rückruf-Aufgaben und, soweit eingeschaltet, Aufzeichnungen; Buchen von Terminen im Kalender des Auftraggebers; Entwerfen und Senden von Antworten; Benachrichtigen der Personen des Auftraggebers; Berechnen von Fahrzeiten und Einsatzgebieten, soweit eingeschaltet; Export und Löschung.
  2. Zweck: Erreichbarkeit des Auftraggebers für seine Kunden und Interessenten, Beantwortung von Anfragen, Aufnahme von Anliegen, Terminvereinbarung und Übergabe an Menschen.
  3. Wir verarbeiten die Daten nur, soweit es für diese Zwecke nötig ist, und nicht für eigene Zwecke. Wir verwenden die Daten nicht zum Training von KI-Modellen.

3. Art der Daten und Kreis der betroffenen Personen

  1. Betroffene Personen: Anrufer, Absender von Nachrichten und Website-Besucher, die den Chat nutzen (Kunden, Interessenten, Patienten, Mandanten, Gäste und sonstige Kontakte des Auftraggebers); Personen, über die in Gesprächen gesprochen wird; Beschäftigte und sonstige Nutzer des Auftraggebers; Personen, deren Daten im Wissen des Auftraggebers enthalten sind.
  2. Arten von Daten: Rufnummer, Absenderadresse oder Chat-Kennung; Datum, Uhrzeit und Dauer; Gesprächsinhalte als Text, Zusammenfassungen und Anliegen; Angaben, die Marco je Anliegen erfragt (etwa Name, Anschrift, Geburtsdatum, Terminwunsch, Fahrzeugdaten, Rechtsgebiet); Sprachaufzeichnungen, soweit eingeschaltet; Anhänge, Fotos und Sprachnachrichten in Nachrichten; Termine; Kontaktdaten und Rollen der Nutzer des Auftraggebers; Inhalte des Wissens; technische Daten wie IP-Adressen und Zeitstempel.
  3. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), etwa Gesundheitsdaten bei Praxen, und Daten, die einer beruflichen Schweigepflicht unterliegen, können vorkommen, wenn Anrufer sie mitteilen oder der Auftraggeber sie erfragen lässt. Der Auftraggeber entscheidet, ob er Hallo Marco dafür nutzt, und wählt die passenden Einstellungen. Für Berufsgeheimnisträger gilt zusätzlich die Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger.

4. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

  1. Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für die Rechtsgrundlage, die Information der betroffenen Personen nach Art. 13 und 14 DSGVO und, soweit nötig, für Einwilligungen, etwa in die Aufzeichnung von Gesprächen.
  2. Weisungen: Der Hauptvertrag, dieser Vertrag und die Einstellungen, die der Auftraggeber in der Anwendung wählt (etwa Löschfrist, Aufzeichnung, Kanäle, Anbindungen), sind seine dokumentierten Weisungen. Weitere Weisungen erteilt er in Textform an kontakt@hallomarco.de. Weisungsberechtigt sind die Inhaber und Administratoren des Kontos des Auftraggebers.
  3. Der Auftraggeber informiert uns unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung feststellt.

5. Pflichten des Auftragsverarbeiters

  1. Wir verarbeiten die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, auch bei Übermittlungen in ein Drittland, es sei denn, wir sind durch Unionsrecht oder deutsches Recht zur Verarbeitung verpflichtet. In diesem Fall teilen wir dem Auftraggeber die rechtlichen Anforderungen vorher mit, soweit das Recht dies nicht verbietet.
  2. Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, informieren wir den Auftraggeber unverzüglich. Wir dürfen die Ausführung aussetzen, bis der Auftraggeber sie bestätigt oder ändert.
  3. Personen, die bei uns Zugriff auf die Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegen einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Sie verarbeiten die Daten nur nach unseren Weisungen.
  4. Wir treffen die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 1 beschrieben sind. Wir dürfen sie an den Stand der Technik anpassen, solange das Schutzniveau nicht sinkt.
  5. Unsere Mitarbeiter greifen nur auf Daten im Konto des Auftraggebers zu, soweit es für Einrichtung, Support, Fehlerbehebung, Missbrauchsabwehr oder auf Wunsch des Auftraggebers nötig ist. Jeder solche Zugriff wird protokolliert.
  6. Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, weil die Voraussetzungen dafür nach unserer derzeitigen Einschätzung nicht vorliegen. Ansprechpartner für den Datenschutz ist die Geschäftsführung, erreichbar unter kontakt@hallomarco.de.

6. Unterstützung des Auftraggebers

  1. Wir unterstützen den Auftraggeber mit geeigneten Maßnahmen dabei, Anträge betroffener Personen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu beantworten. Der Auftraggeber kann Kontakte, Gespräche und Wissen in der Anwendung selbst einsehen, exportieren und löschen; verlangt eine betroffene Person die Löschung, löscht er ihre Daten dort sofort und ohne Papierkorb. Wenden sich betroffene Personen direkt an uns, leiten wir die Anfrage unverzüglich an den Auftraggeber weiter und antworten nicht selbst, außer der Auftraggeber weist uns an.
  2. Wir unterstützen den Auftraggeber bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Meldungen von Datenschutzverletzungen, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei vorherigen Konsultationen (Art. 32 bis 36 DSGVO), soweit es die uns vorliegenden Informationen erlauben.
  3. Für Unterstützung, die über die Funktionen der Anwendung und einen geringen Aufwand hinausgeht und nicht auf einem Verstoß von uns beruht, dürfen wir eine angemessene Vergütung nach Aufwand verlangen, wenn wir sie vorher ankündigen.

7. Meldung von Datenschutzverletzungen

Wird uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt, informieren wir ihn unverzüglich, möglichst innerhalb von 24 Stunden, per E-Mail an die Adresse des Kontoinhabers. Die Meldung enthält, soweit bekannt, Art der Verletzung, betroffene Kategorien und ungefähre Zahl der Personen und Datensätze, wahrscheinliche Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen. Fehlende Angaben reichen wir nach, sobald sie vorliegen. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde und die Benachrichtigung der betroffenen Personen bleiben Aufgabe des Auftraggebers; wir unterstützen ihn dabei.

8. Unterauftragsverarbeiter

  1. Der Auftraggeber genehmigt allgemein den Einsatz von Unterauftragsverarbeitern. Die bei Vertragsschluss eingesetzten Unterauftragsverarbeiter nennt Anlage 2; ihr Einsatz gilt als genehmigt.
  2. Wir informieren den Auftraggeber mindestens 30 Tage vorher per E-Mail, bevor wir einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügen oder ersetzen. Der Auftraggeber kann innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund in Textform widersprechen. Finden wir keine Lösung, kann der Auftraggeber den Hauptvertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen. In dringenden Fällen, etwa wenn ein Anbieter ausfällt oder Sicherheitsgründe es erfordern, dürfen wir die Frist verkürzen; wir informieren dann unverzüglich.
  3. Wir verpflichten jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf Datenschutzpflichten, die im Wesentlichen denen dieses Vertrags entsprechen, insbesondere zu geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen. Wir wählen Unterauftragsverarbeiter sorgfältig aus und prüfen deren Garantien.
  4. Keine Unterauftragsverarbeitung im Sinne dieser Ziffer sind Leistungen, die wir als Nebenleistung in Anspruch nehmen, etwa Telekommunikations- und Postdienste, und Dienste, die der Auftraggeber selbst mit Hallo Marco verbindet und mit deren Anbietern er eigene Verträge hat, etwa sein Kalender oder Postfach bei Google oder Microsoft, sein WhatsApp-Business-Konto bei Meta oder sein Slack-Arbeitsbereich. An diese Dienste übermitteln wir Daten auf Weisung des Auftraggebers.

9. Übermittlung in Drittländer

  1. Wir speichern die Daten des Auftraggebers in Rechenzentren in Deutschland. Einzelne Verarbeitungsschritte finden außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums statt, insbesondere in den USA: das KI-Sprachmodell, Teile der Spracherkennung und Sprachausgabe, die Fehler- und Leistungsüberwachung, der Ausweichweg für die Umwandlung von Sprachnachrichten in Text sowie, wenn eingeschaltet, WhatsApp, SMS und der Kartendienst für Einsatzgebiet und Fahrzeit. Anlage 2 nennt Ort und Grundlage je Anbieter.
  2. Wir übermitteln Daten in ein Drittland nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 bis 49 DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (etwa des EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Anbieter) oder der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Modul 3, Auftragsverarbeiter an Unterauftragsverarbeiter), gegebenenfalls mit zusätzlichen Maßnahmen. Der Auftraggeber weist uns an und ermächtigt uns, in seinem Namen die dafür nötigen Vereinbarungen zu nutzen.
  3. Entfällt eine Grundlage, etwa weil ein Angemessenheitsbeschluss aufgehoben wird, informieren wir den Auftraggeber unverzüglich und stellen auf eine andere zulässige Grundlage oder einen anderen Anbieter um.

10. Löschung und Rückgabe

  1. Während der Vertragslaufzeit löschen wir Gespräche mit Nachrichten und Ereignissen, Aufzeichnungen und Benachrichtigungen per SMS oder WhatsApp (auch bei unserem Telefonie-Anbieter), Zusammenfassungen, Rückruf-Aufgaben, Termine, offene Fragen und Zustellprotokolle nach der Löschfrist, die der Auftraggeber wählt: 30, 90 oder 365 Tage nach der letzten Aktivität, voreingestellt sind 90 Tage. Kontakte bleiben gespeichert, bis der Auftraggeber sie löscht, eine betroffene Person ihre Löschung verlangt oder wir die Daten des Auftraggebers nach Absatz 3 löschen.
  2. Was der Auftraggeber in der Anwendung löscht, etwa Kontakte, Gespräche, Wissen oder Rückruf-Aufgaben, liegt 30 Tage in einem Papierkorb und ist in dieser Zeit für Marco, in Listen, in der Suche und in Exporten nicht mehr sichtbar. Im Papierkorb kann der Auftraggeber es wiederherstellen oder sofort endgültig löschen; nach 30 Tagen löschen wir es, auch bei unserem Telefonie-Anbieter. Löschungen auf Verlangen einer betroffenen Person wirken sofort, ohne Papierkorb.
  3. Bei Vertragsende kann der Auftraggeber seine Daten exportieren (Hauptvertrag, AGB § 14). 30 Tage nach dem Vertragsende, auf Wunsch früher, löschen wir alle Daten des Auftraggebers einschließlich des Wissens und des Papierkorbs. Aus unseren Datensicherungen verschwinden gelöschte Daten nach höchstens 14 weiteren Tagen. Auf Verlangen bestätigen wir die Löschung in Textform.
  4. Ausgenommen sind Daten, die wir nach Gesetz aufbewahren müssen, etwa Rechnungsdaten, sowie Verbrauchsdaten ohne Gesprächsinhalt, Protokolle über Zugriffe und die Zustimmungen zu unseren Vertragsdokumenten; sie verarbeiten wir nur noch zu diesen Zwecken.

11. Nachweise und Kontrollen

  1. Wir weisen dem Auftraggeber auf Anfrage die Einhaltung unserer Pflichten nach, vorrangig durch Auskünfte, diese Unterlagen, Protokolle und Nachweise unserer Unterauftragsverarbeiter (etwa Zertifikate und Prüfberichte).
  2. Reicht das nicht aus, kann der Auftraggeber nach vorheriger Ankündigung mit einer Frist von mindestens 30 Tagen zu unseren Geschäftszeiten selbst oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer, der nicht unser Wettbewerber ist, prüfen, höchstens einmal im Kalenderjahr, außer bei einem konkreten Anlass. Die Prüfung darf unseren Betrieb und die Daten anderer Kunden nicht beeinträchtigen. Die Kosten trägt der Auftraggeber, außer die Prüfung ergibt einen wesentlichen Verstoß.
  3. Rechenzentren unserer Unterauftragsverarbeiter prüft der Auftraggeber über deren Nachweise; ein eigenes Zutrittsrecht dort besteht nicht.

12. Haftung und Schlussbestimmungen

  1. Für die Haftung gegenüber betroffenen Personen gilt Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis zwischen den Parteien gelten die Haftungsregeln des Hauptvertrags, soweit Art. 82 DSGVO nicht zwingend etwas anderes bestimmt.
  2. Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag den AGB vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten geht. Die Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger geht diesem Vertrag vor.
  3. Änderungen dieses Vertrags teilen wir wie Änderungen der AGB mit (AGB § 15). Änderungen, die das Schutzniveau senken, sind ohne ausdrückliche Zustimmung des Auftraggebers ausgeschlossen.
  4. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist der des Hauptvertrags. Maßgeblich ist die deutsche Fassung.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Stand 27. Oktober 2026. Die Maßnahmen beschreiben den Dienst Hallo Marco (Anwendung app.hallomarco.com, Schnittstellen und Sprachdienst).

Vertraulichkeit

  • Zutritt: Die Server stehen in Rechenzentren unseres Hosting-Anbieters in Deutschland mit Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Sicherheitspersonal; der Anbieter ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Eigene Serverräume betreiben wir nicht.
  • Zugang zu Systemen: Anmeldung in der Anwendung mit Passkey oder Passwort, wahlweise mit zweitem Faktor; Begrenzung von Anmeldeversuchen; Registrierung mit Spam-Schutz und Bestätigung der E-Mail-Adresse. Serverzugang nur über SSH-Schlüssel für wenige benannte Personen; Firewall mit nur den nötigen offenen Ports. Arbeitsgeräte mit verschlüsselten Datenträgern, Bildschirmsperre und aktuellen Updates.
  • Zugriff auf Daten: Rollen je Betrieb (Inhaber, Administrator, Mitglied) mit abgestuften Rechten; jede Abfrage ist auf den Betrieb des Nutzers beschränkt. Zugriffe unserer Mitarbeiter im Konto eines Kunden werden protokolliert. Zugangsschlüssel zu Kalendern und anderen Anbindungen werden verschlüsselt gespeichert. Geheimnisse (Schlüssel, Passwörter) liegen nur in der Serverkonfiguration, nicht im Quellcode.
  • Trennung: Daten verschiedener Betriebe werden logisch getrennt; Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebung haben getrennte Datenbanken. Tests arbeiten nie mit echten Gesprächsdaten.
  • Datensparsamkeit: Protokolldateien und Fehlermeldungen enthalten Kennungen und Messwerte, keine Gesprächsinhalte. Sprachnachrichten werden auf unseren eigenen Servern in Deutschland in Text umgewandelt; nur wenn das ausfällt, nutzen wir einen externen Anbieter (Anlage 2). Die Wissenssuche läuft mit einem eigenen Modell auf unseren Servern in Deutschland; Wissen und Fragen gehen dafür an keinen externen Anbieter. Push-Benachrichtigungen an die installierte App sind Ende-zu-Ende verschlüsselt; die Push-Dienste der Browser-Hersteller können ihren Inhalt nicht lesen. Aufzeichnungen werden nur über unseren Server mit Anmeldung abgespielt, nie über öffentliche Links des Telefonie-Anbieters. Der Website-Chat setzt keine Cookies und speichert nur eine Gesprächskennung für die Dauer des Browser-Tabs.

Integrität

  • Übertragung: Alle Verbindungen sind verschlüsselt (TLS). Eingehende Meldungen von Telefonie-, E-Mail- und Zahlungsanbietern werden über deren Signaturen geprüft; Anfragen ohne gültige Signatur werden abgewiesen. Der Sprachdienst spricht mit der Anwendung nur über signierte Anfragen von freigegebenen Adressen.
  • Eigene Domain: Unter der Domain eines Betriebs senden wir E-Mails und Links erst, wenn der Betrieb die Domain mit einem DNS-Eintrag bestätigt hat. Links laufen über eine Subdomain des Betriebs mit eigenem TLS-Zertifikat auf unsere Server.
  • Eingabe und Änderungen: Ein Protokoll hält fest, wer Daten eingesehen, geändert, exportiert oder gelöscht hat und wann unsere Mitarbeiter auf ein Konto zugegriffen haben. Zustimmungen zu Vertragsdokumenten werden mit Fassung, Zeitpunkt, Person und technischem Kontext gespeichert.
  • Änderungen an der Software: Jede Änderung durchläuft vor dem Einspielen automatische Tests und statische Prüfungen. Sicherheitsupdates für Betriebssystem und Software spielen wir zeitnah ein.

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

  • Tägliche Datensicherung der Datenbank, aufbewahrt 14 Tage, getrennt vom Produktivsystem gespeichert; dokumentiertes Verfahren für die Wiederherstellung.
  • Der Sprachdienst läuft in zwei Instanzen; Störungen einer Instanz übernehmen die anderen. Laufende Gesundheitsprüfungen und Alarme bei Fehlern, etwa wenn Löschungen beim Telefonie-Anbieter scheitern.
  • Feste Grenzen gegen Überlast und Missbrauch: Höchstdauer je Gespräch, Ratenbegrenzung für Chat und Schnittstellen, Notbremsen für automatische E-Mail-Entwürfe.
  • Dokumentiertes Vorgehen bei Sicherheitsvorfällen: eindämmen, Spuren sichern, Ursache klären, Betroffene und Kunden informieren.

Datenschutz durch Technikgestaltung und Voreinstellungen

  • Der KI-Hinweis wird zu Beginn jedes Gesprächs gesprochen bzw. angezeigt, kann nicht unterbrochen und nicht abgeschaltet werden.
  • Eine Aufzeichnung beginnt erst nach dem Aufzeichnungshinweis und nur, wenn der Betrieb sie eingeschaltet hat. Bei Branchen mit Schweigepflicht sind Aufzeichnung und WhatsApp voreingestellt aus.
  • Löschfristen je Betrieb (30, 90 oder 365 Tage, voreingestellt 90) werden täglich automatisch durchgesetzt, auch beim Telefonie-Anbieter. Was der Betrieb löscht, liegt 30 Tage im Papierkorb; Löschungen auf Verlangen betroffener Personen wirken sofort. Registrierungen ohne bestätigte E-Mail-Adresse werden nach 48 Stunden gelöscht, Exporte nach sieben Tagen.
  • Gelöschte Wissensquellen sind sofort aus Marcos Suche entfernt; mit der endgültigen Löschung werden auch alle Abschnitte und Suchvektoren entfernt. Beim Einlesen von Websites beachten wir die robots.txt.
  • Inhalte von Kunden werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Organisation

  • Alle Personen mit Zugriff sind schriftlich zur Vertraulichkeit und, soweit Daten von Berufsgeheimnisträgern betroffen sind, zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen belehrt.
  • Unterauftragsverarbeiter werden nach Datenschutz und Sicherheit ausgewählt und mit Verträgen nach Art. 28 DSGVO verpflichtet (Anlage 2).
  • Wir überprüfen diese Maßnahmen mindestens einmal jährlich und nach wesentlichen Änderungen.

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

Stand 27. Oktober 2026. „DPF“ bedeutet EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023), „SCC“ die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vom 4. Juni 2021.

Anbieter Zweck Ort der Verarbeitung Grundlage für Drittland
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland Server, Datenbank, Dateien und Datensicherungen der Anwendung und der Websites Deutschland keine Übermittlung
Twilio Ireland Limited, Dublin, Irland, mit Twilio Inc., San Francisco, USA Rufnummern, Anrufannahme, Gesprächsaufzeichnungen (Region Irland); SMS und WhatsApp-Versand (Region USA) Irland; für SMS, WhatsApp, Kontodaten und Teile der Steuerung USA DPF; verbindliche interne Datenschutzvorschriften von Twilio (Binding Corporate Rules); SCC
über Twilio eingebunden, als Unterauftragsverarbeiter von Twilio: Deepgram, Inc., USA (Spracherkennung), Google LLC, USA (Spracherkennung bei Gesprächen auf Türkisch, Polnisch und Arabisch) und ElevenLabs (Sprachausgabe) Umwandlung von Sprache in Text und Text in Sprache während des Gesprächs USA bzw. nach der Unterauftragsverarbeiter-Liste von Twilio Vertrag zwischen Twilio und Anbieter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag von Twilio
Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland, mit Anthropic PBC, San Francisco, USA KI-Sprachmodell Claude: versteht Anliegen, formuliert Antworten und Zusammenfassungen; Texterkennung in Bildern, wenn eingeschaltet USA SCC
OpenAI Ireland Limited, Dublin, Irland, mit OpenAI OpCo, LLC, San Francisco, USA Ausweichweg für die Umwandlung von Sprachnachrichten in Text, nur wenn die Erkennung auf unseren eigenen Servern ausfällt USA SCC
E-Mail-Dienst: Mailgun Technologies, Inc. (Sinch-Gruppe), Region EU, oder Lettermint B.V., Zwolle, Niederlande Empfang weitergeleiteter E-Mails, Versand von Antworten und Benachrichtigungen EU (Mailgun: Rechenzentren in Deutschland und Belgien; Lettermint: Niederlande und Deutschland) Mailgun: SCC für Konto- und Supportdaten in den USA; Lettermint: keine Übermittlung von E-Mail-Inhalten
Google Ireland Limited, Dublin, Irland, mit Google LLC, Mountain View, USA (Google Maps Platform) Einsatzgebiet und Fahrzeit: Adressen werden in Koordinaten umgerechnet (Geocoding) und Fahrzeiten berechnet (Routing), nur wenn eingeschaltet EU und USA DPF; SCC
Laravel Holdings Inc., USA (Laravel Forge) Einrichtung und Wartung der Server und Einspielen von Updates; kein Zugriff auf Gesprächsdaten im Regelbetrieb, technischer Zugang zu den Servern möglich USA SCC
Laravel Holdings Inc., USA (Laravel Nightwatch) Überwachung von Fehlern und Leistung der Anwendung: Fehlermeldungen und Messwerte mit technischen Daten (Kennungen, Anfragepfade, IP-Adressen), keine Gesprächsinhalte vorgesehen USA bzw. die gewählte Region SCC

Hinweise zur Liste:

  • E-Mail-Dienst: Wir setzen einen der beiden genannten Anbieter ein und teilen dem Auftraggeber mit, welchen, bevor der E-Mail-Kanal für ihn freigeschaltet wird. Ein Wechsel richtet sich nach Ziffer 8.
  • Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland, verarbeitet nur die Zahlungs- und Rechnungsdaten des Auftraggebers, teils in unserem Auftrag, teils als eigener Verantwortlicher (etwa zur Betrugsvorbeugung und Geldwäscheprüfung); Stripe ist nach dem DPF zertifiziert. Daten von Anrufern erhält Stripe nicht.
  • WhatsApp: Nutzt der Auftraggeber WhatsApp, laufen die Nachrichten zusätzlich über WhatsApp Ireland Limited, Dublin, Irland (Meta), nach den WhatsApp-Business-Bedingungen und den Auftragsverarbeitungsbedingungen von WhatsApp, die der Auftraggeber selbst mit WhatsApp schließt. Meta verarbeitet Daten auch außerhalb der EU. Für Praxen, Kanzleien und Steuerkanzleien ist WhatsApp voreingestellt aus.
  • Web-Push: Benachrichtigungen an die installierte App laufen über die Push-Dienste der Browser-Hersteller (etwa Google, Apple, Mozilla); welcher Dienst, bestimmt der Browser des Nutzers. Sie können Name oder Rufnummer eines Anrufers und eine Kurzfassung des Anliegens enthalten und sind Ende-zu-Ende verschlüsselt, sodass die Push-Dienste den Inhalt nicht lesen können. Die Push-Dienste übertragen nur und sind keine Unterauftragsverarbeiter (Ziffer 8 Abs. 4).
  • Zertifikate: Für die Subdomain, über die Links eines Betriebs laufen, beziehen wir über unsere Server-Verwaltung ein TLS-Zertifikat von Let's Encrypt (Internet Security Research Group, USA). Dabei wird nur der Domainname übermittelt, keine Daten von Anrufern.
  • Pflicht-Hinweise am Telefon (KI-Hinweis, Aufzeichnungshinweis) spricht eine Standardstimme unseres Telefonie-Anbieters; dabei werden keine Daten der Anrufer verarbeitet.
  • Unsere Anbieter für das KI-Sprachmodell und für die Umwandlung von Sprachnachrichten verwenden Daten aus ihren Programmierschnittstellen nach ihren Bedingungen nicht zum Training und speichern sie nur für eine begrenzte Zeit zur Missbrauchserkennung.